Правила засвідчення копій документів, що подаються до господарського суду.

Відповідно до положень статті 36 Господарського процесуального кодексу України письмовими доказами є документи i матеріали, які містять дані про обставини, що мають значення для правильного вирішення спору.

Частина друга цієї статті встановлює вимогу, за якою письмові докази подаються в оригіналі або в належним чином засвідченій копії. Якщо для вирішення спору має значення лише частина документа, подається засвідчений витяг з нього.

Оскільки оригінал документа є єдиним примірником і необхідний для обліку діяльності сторін, то господарським судом оригінали документів вимагаються лише для ознайомлення та огляду в судовому засіданні, при цьому в справі залишаються належним чином завірені копії.

Ксерокопія має бути належної якості, щоб на ній можна було прочитати  весь текст документа, чітко було видно всі реквізити, поля документа не було порушено.

В разі сумніву судді щодо наданих йому копій документів, він має право витребувати оригінали цих документів.

Як показує практика, сторони та учасники господарського процесу не завжди дотримуються вимог щодо засвідчення копій документів належним чином. Це створює ризики залишення господарським судом без розгляду позовної заяви або взагалі скасування судових рішень при наступному їх оскарженні.

Так, в положеннях пункту 9 Інформаційного листа Вищого господарського суду України ”Про деякі питання, порушені у доповідних записках господарських судів України у першому півріччі 2009 року щодо застосування норм Господарського процесуального кодексу України” від 29.09.2009  № 01-08/530 говориться, що господарський суд, прийнявши позовну заяву до розгляду, повинен ухвалою (про порушення провадження у справі  або  іншою) зобов'язати позивача подати у визначений судом термін оригінали (за необхідності) або належним  чином  засвідчені копії  письмових доказів. У разі неподання позивачем без поважних причин витребуваних господарським судом матеріалів, необхідних для вирішення  спору,  господарський суд залишає позов без розгляду на підставі пункту 5 частини першої статті 81 Господарського процесуального кодексу України.

Прикладом скасувань судових актів, прийнятих місцевими господарськими судами та судами апеляційних інстанцій є постанови Вищого господарського суду України, зокрема, від 25.05.2011 по справі № 50/199 та від 26.03.2012 по справі              № 41/150.

В цих постановах суду касаційної інстанції вказано, що судами попередніх інстанцій у справах при розгляді спорів по суті не було перевірено відповідності поданих сторонами доказів вимогам статей 34, 36 Господарського процесуального кодексу України, оскільки в порушення цих вимог надані сторонами копії документів, по-перше - читаються лише частково, по-друге - належним чином не засвідчені. Що в свою чергу потягло до низки процесуальних порушень.

Порядок засвідчення копій документів визначений пунктами 5.26, 5.27                  Національного стандарту України Державної уніфікованої системи документації, Уніфікованої системи організаційно - розпорядчої документації ”Вимоги до оформлювання документів” (ДСТУ 4163-2003, затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003  № 55.

         За вказаним нормативно-правовим актом, відмітка про засвідчення копії  документа  складається:

-зі слів  "Згідно  з  оригіналом", 

-назви  посади, 

-особистого підпису особи,  яка  засвідчує  копію,  її  ініціалів  та  прізвища,

-дати засвідчення копії, яка проставляється нижче підпису.

Приклад:

        Згідно з оригіналом

        Юрисконсульт                     Підпис    Ініціали, прізвище

        20.03.2014

Підпис відповідальної особи засвідчують на документі відбитком печатки організації. Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ.

За вищевказаним способом засвідчуватись повинна кожна сторінка документа.

Також у випадку, якщо документ складається з кількох сторінок, то копії знімаються зі всіх сторінок, які потім можна засвідчити і у такий спосіб: прошити разом, напис ”Копія” ставиться на першій із прошитих сторінок, кінчики ниток має бути заклеєно клаптиком паперу так, щоб нитки виглядали з-під цього паперу. Обов’язково зверху цього паперу робиться напис: ”Пронумеровано і прошнуровано (кількість аркушів цифрою і прописом) аркушів”, вказується посада особи, яка завіряє копію, її підпис, прізвище, ініціали й дата. Все це скріплюється печаткою таким чином, щоб частина відбитку була проставлена на приклеєному клаптику паперу, а частина  - на самому аркуші копії документа.

Оригінали же документів подаються до господарського суду, коли обставини справи відповідно до законодавства мають бути засвідчені тільки такими документами, а також в інших випадках на вимогу господарського суду.

Оригінали письмових доказів, що є у справі, за клопотанням підприємств та організацій повертаються їм після вирішення господарського спору та подання засвідчених копій цих доказів (стаття 40 Господарського процесуального кодексу України).

Отже, для того щоб позовна заява не була залишена без розгляду, а судове рішення з формального приводу не було скасовано, сторонам слід подавати до суду копії документів з відмітками, які відповідають наведеним вище вимогам.