Засади використання автоматизованої системи документообігу у Господарському суді Луганської області

                                                                                                                            ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                                                                            рішенням зборів суддів

                                                                                                                            Господарського суду

                                                                                                                            Луганської області

                                                                                                                            від 25 березня 2025 року № 1

ЗАСАДИ

використання автоматизованої системи документообігу

у Господарському суді Луганської області

1. Загальні положення

1.1. Засади функціонування автоматизованої системи документообігу суду у Господарському суді Луганської області (далі – Засади) розроблено відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого Рішенням Ради суддів України від 11 листопада 2024 року  № 39 (далі - Положення) та  враховуючи вимоги Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кодексу України з процедур банкрутства, Господарського процесуального кодексу України, Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20 серпня 2019 року № 814 (у редакції наказу Державної судової адміністрації України від 17 жовтня 2023 року № 485) та інших нормативно-правових актів.

2. Особливості функціонування автоматизованої  системи.

2.1. У Господарському суді Луганської області використовується комп'ютерна програма "Діловодство спеціалізованого суду".

2.2. Технічний супровід та підтримка працездатності автоматизованої системи в суді здійснюються адміністратором автоматизованої системи - Державним підприємством "Інформаційні судові системи"  на підставі укладених договорів.

3. Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи.

3.1. Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів голови суду та керівника апарату суду.

3.2. Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов'язків та прав доступу здійснює технічний адміністратор.

3.3. Електронні примірники наказів голови суду, керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов'язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання працівником відділу управління персоналу.

3.4. Користувачі автоматизованої системи відповідно до їх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Положенням інформацію та згідно із законодавством несуть відповідальність за її достовірність.

3.5. Редагування інформації в автоматизованій системі здійснюється уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи в разі виявлення неточностей, технічних описок або неповноти даних.

3.6. З метою неухильного дотримання вимог до документування статистичної інформації, організації роботи із статистично – обліковою документацією у Господарському суді Луганської області, працівником відділу організаційно-документального забезпечення роботи суду, може бути здійснена за  розпорядженням голови суду, заступника голови суду або керівника апарату додаткова реєстрація усіх помилково не зареєстрованих, клопотань, заяв.

3.6.1. Підставою для видачі даного розпорядження є службова записка судді у справі або начальника відділу інформаційних технологій.

3.7. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

4. Розподіл судових справ між суддями.

4.1. Судові справи реєструються у суді в день їх надходження в порядку черговості на підставі інформації внесеної до  автоматизованої системи.

4.2. Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:

- автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

- пакетного автоматизованого розподілу судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

- розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

- визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);

- повторного автоматизованого розподілу судових справ.

4.3. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

- за два місяці до закінчення повноважень судді;

- за чотирнадцять календарних днів до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

- за один робочий день до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

- за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

- у період відпустки судді;

- за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);

- під час тимчасової непрацездатності судді;

- у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

- у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя – з моменту прийняття рішення про призначення;

- в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнта навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

5. Рішення зборів суддів Господарського суду Луганської області щодо особливостей здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями.

5.1. У Господарському суді Луганської області питання спеціалізації суддів вирішується зборами суддів.

Технічне виконання встановлення спеціалізації суддів покладено на технічного адміністратора. 

5.2. У разі необхідності розгляду судової справи колегією суддів після проведення автоматизованого розподілу судової справи між суддями на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки головуючого судді здійснюється повторний автоматизований розподіл судової справи з метою збільшення складу суду у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.21 пункту 2.3 Положення з урахуванням спеціалізації судової справи в якій призначається колегія.

5.2.1. У випадку тимчасової непрацездатності, відрядження, відпустки тощо, заміна головуючого здійснюється шляхом автоматизованого розподілу з дотриманням вимог п. 5.3. цих Засад між суддями  з урахуванням спеціалізації судової справи на підставі доповідної записки помічника судді.

У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів - членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у відпустці тощо) заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки судді-доповідача у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.21 пункту 2.3 Положення з урахуванням спеціалізації судової справи в якій призначається колегія.

5.3. Винятково, у разі коли суддя (головуючий суддя, член  колегії суддів) у передбачених законом випадках (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка, тощо) відсутній на роботі більше чотирнадцяти днів, що може перешкодити розгляду справи у строки, встановлені Господарським процесуальним кодексом України, невирішені судові справи передаються за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду, що додається до матеріалів справи, для повторного автоматизованого розподілу.

Скарги, заяви, клопотання, для яких Господарським процесуальним кодексом України встановлено строк розгляду менше 14 днів, за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду, що додається до матеріалів справи, передаються для повторного автоматизованого розподілу в останній день строку розгляду, визначеного Господарським процесуальним кодексом України.

Справи (скарги, заяви, клопотання) передаються для повторного автоматизованого розподілу помічником відсутнього  судді (за його   відсутності – секретарем судового засідання) керівнику апарату за один день до закінчення відповідного процесуального строку, встановленого Господарським процесуальним кодексом України, разом із доповідною. У доповідній наводиться обґрунтування передачі судової справи для повторного автоматизованого розподілу та розрахунок відповідного процесуального строку.

У випадку тимчасової непрацездатності, відрядження, відпустки тощо головуючого судді на строк, що не призводить до порушення строків вирішення справи, повторний автоматизований розподіл не проводиться.

Після усунення обставин, передбачених абзацом 3 цього підпункту, справа призначається до розгляду в судовому засіданні головуючим суддею.

У разі задоволення відводу або самовідводу судді (складу суду, якщо судова справа розглядається колегією суддів), якому  розподілено судову справу для розгляду, судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу без урахування цього судді (всього складу суду), з метою заміни судді або суддів, що вибули.

5.4. Господарський суд у відповідності з процесуальним законодавством та в розумінні Засад – це суддя (головуючий при одноособовому розгляді) або колегія суддів (у випадках колегіального розгляду справи). Суддя, який розглядає справу одноособово, діє як суд.

Справами про банкрутство у розумінні цих Засад є справи про банкрутство юридичних осіб та справи про неплатежеспроможность фізичних осіб.

Заяви, клопотання, скарги, в тому числі по яким встановлені процесуальні строки, що надійшли до суду в період відсутності судді, у справах, провадження по яких не закінчене, реєструються в  комп'ютерній програмі «Діловодство спеціалізованого суду» як "Картка додаткових матеріалів" та передаються на розгляд господарського суду, в провадженні якого знаходиться   справа, в його перший робочий день.

Заяви, клопотання, скарги, по яким встановлений процесуальний строк розгляду (крім заяв про роз'яснення рішення та про ухвалення додаткового рішення), що надійшли до суду в період відсутності судді, у справах, провадження по яких закінчено, реєструються в комп'ютерній програмі «Діловодство спеціалізованого суду» як "Картка додаткових матеріалів" та передаються на повторний автоматизований розподіл. Заяви про роз'яснення судового рішення та про ухвалення додаткового рішення передаються на розгляд господарського суду, в провадженні якого знаходиться справа, в його перший робочий день.

У разі одночасного надходження двох або більше заяв, скарг, клопотань по одній справі, провадження в якій закінчено, у період відсутності судді (відпустка, тимчасова непрацездатність або інше), що може призвести до порушення процесуальних строків розгляду таких заяв, скарг, клопотань, автоматизований розподіл здійснюється по заяві (скарзі, клопотанню), яка була першою зареєстрована в комп'ютерній програмі «Діловодство спеціалізованого суду», наступна заява (скарга, клопотання) передається раніше визначеному складу суду за попередньою розподіленою заявою (скаргою, клопотанням).

Заяви, клопотання, скарги, строк вирішення яких не передбачений процесуальним законодавством, що надійшли до суду в період відсутності судді, у справах, провадження по яких закінчено, реєструються в комп'ютерній програмі «Діловодство спеціалізованого суду» як "Картка додаткових матеріалів" та передаються на розгляд господарського суду, в провадженні якого знаходиться справа, в його перший робочий день.

Заяви, клопотання, скарги, визначені в цьому пункті Засад, які були повернуті заявнику, скаржнику без розгляду і повторно подані  до суду та у разі наявності судді, в провадженні якого перебуває справа, передаються на розгляд останньому.

Скарга на рішення, дії чи бездіяльність державного виконавця чи іншої посадової особи органу державної виконавчої служби або приватного виконавця у зведеному  виконавчому провадженні, в якій не зазначено конкретну судову справу, у межах якої подається дана скарга, реєструються в комп'ютерної програми «Діловодство спеціалізованого суду» як "Картка додаткових матеріалів" та передається на розгляд судді, який ухвалив хронологічно перше рішення Господарського суду Луганської області, виконавчий документ за яким виконується у даному зведеному виконавчому провадженні.

У випадку відсутності судді, який  ухвалив хронологічно перше рішення Господарського суду Луганської області, виконавчий документ за яким виконується у даному зведеному виконавчому провадженні, скарга передається на розгляд судді, який ухвалив хронологічно наступне рішення Господарського суду Луганської області, виконавчий документ за яким виконується у даному зведеному виконавчому провадженні.

У випадку якщо зі змісту скарги на рішення, дії чи бездіяльність державного виконавця чи іншої посадової особи органу державної виконавчої служби або приватного виконавця у зведеному  виконавчому провадженні неможливо встановити повний перелік виконавчих документів, які виконуються у даному зведеному виконавчому провадженні, визначення судді для її розгляду здійснюється шляхом автоматизованого розподілу.

5.5. У випадку тимчасової непрацездатності, відрядження, відпустки тощо, судді на момент закінчення строку залишення позовної заяви (заяви, скарги, клопотання) без руху, або надходження заяви про усунення недоліків, питання щодо прийняття позовної заяви (заяви, скарги, клопотання) до розгляду, або повернення позовної заяви (заяви, скарги, клопотання) вирішується суддею в його перший робочий день.

У разі надходження заяв про забезпечення позову та доказів (заміну одного способу забезпечення іншим або про скасування заходів забезпечення позову) або заяви про участь у судовому засідання в режимі відеоконференції у справі, яка знаходиться в провадженні судді, що відсутній (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка тощо) після створення в КП «Діловодство спеціалізованого суду» Витягу з протоколу передачі судової справи раніше  визначеному складу суду здійснюється повторний автоматизований розподіл таких заяв без повторного автоматизованого розподілу справи.

На період розгляду іншим суддею відповідної заяви, пов’язаної із забезпеченням позову, доказів, або про участь у судовому засідання в режимі відеоконференції, матеріали справи, в якій подано зазначену заяву, пов’язану із забезпеченням позову, надаються тому судді у справі, якого автоматизована система документообігу суду визначила для розгляду відповідної заяви (без зміни в  автоматизованій системі документообігу суду раніше визначеного головуючого судді у судовій справі).

У разі одночасного надходження двох або більше заяв, пов’язаних  із забезпеченням позову, доказів та/або заяв про участь у судовому засіданні в режимі відеоконференції, в одній справі,у період неможливості виконання обов’язків судді (тимчасова непрацездатність,  відрядження, відпустка тощо) головуючим суддею здійснювати автоматизований розподіл справи в частині розгляду відповідної  заяви, яку зареєстровано в автоматизованій системі документообігу першою, а решту зазначених заяв передавати тому судді, якого автоматизована система документообігу визначила для розгляду  заяви, зареєстрованої першою .

Заяви про участь у судовому засіданні в режимі відеоконференції не передаються на повторний автоматизований розподіл у разі виходу судді з відпустки, повернення з відрядження тощо за три робочих дні до призначеної дати судового засідання.

Розподіл заяв про участь у судовому засіданні в режимі відеоконференції, в тому числі у справах про банкрутство, здійснюється між всіма суддями Господарського суду Луганської області без урахування спеціалізації.

5.6. У разі відсутності судді (відпустка, тимчасова непрацездатність або інше), справи про банкрутство, заяви/клопотання у справах про банкрутство      (в тому числі і заяви з грошовими вимогами кредиторів) – тільки у випадку коли процесуальний строк відповідної стадії розгляду справи, заяви/клопотання закінчується до виходу судді - на підставі доповідної записки помічника судді передаються на повторний автоматизований розподіл. Після повернення відсутнього судді такі справи, заяви/клопотання передаються судді, в провадженні якого знаходиться справа банкрутство розпорядженням голови суду (заступника голови суду) для подальшого провадження.

5.7. У випадку надходження зустрічної позовної заяви, позовної заяви третіх осіб із самостійними вимогами на предмет спору та інших заяв/клопотань в двомісячний період до закінчення повноважень судді, такі заяви передаються тому судді, в провадженні якого знаходиться справа у відповідності до протоколу передачі справи раніше визначеному складу суду.

5.8. У разі відсутності судді (відпустка, тимчасова непрацездатність або інше), за необхідності видачі наказу господарського суду, як виконавчого документа, у справі голова суду видає розпорядження в якому визначає суддю, якому доручається видача наказу у справі.

Справи для видання головою суду розпорядження про визначення судді, якому доручається видача наказу, передаються помічником відсутнього  судді (за його відсутності – секретарем судового засідання) керівнику апарату суду.

Розпорядження видається на четвертий день з дати набрання рішенням законної сили.

5.9. Заяви, скарги, клопотання у справах суддів, які вже не працюють в Господарському суді Луганської області, передаються для автоматичного розподілу, відповідно до ст. 32 Господарського процесуального кодексу України.

Кожну наступну заяву, скаргу, клопотання по справах, які розглянуті суддями, які вже не працюють в Господарському суді Луганської області, передавати на розгляд того судді, якого було визначено першим автоматизованою системою для вирішення питання за попередньої заявою, скаргою, клопотанням, без автоматизованого розподілу шляхом передачі судової справи раніше визначеному складу суду.

5.10. В Господарському суді Луганської області згідно параметрів комп'ютерної програми «Діловодство спеціалізованого суду» за замовчуванням складність категорії справи дорівнює  1 .

5.11. Коефіцієнт навантаження при розгляді справ у колегіальному складі, головуючому у розмірі 1, учасникам колегії по 0,3.

5.12. Згідно параметрів комп'ютерної програми «Діловодство спеціалізованого суду» встановлено наступні коефіцієнти навантаження на суддів, які займають адміністративні посади: голова суду – 1 навантаження судді, заступники голови суду – 1 навантаження судді.

5.13. За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ (помилково визначена спеціалізація, неправильне налаштування табеля робочих днів суддів, недопустимість повторної участі судді в розгляді судової справи, припинення повноважень судді (відсторонення від посади) тощо), що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи.

Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

5.14. При розгляді справ наказного провадження заява про скасування судового наказу поєднується із відповідною заявою про видачу судового наказу та передається, на підставі протоколу передачі справи раніше визначеному складу суду, який видав судовий наказ.

У випадку відсутності судді, який видав судовий наказ, заява про скасування судового наказу передається судді, визначеному в порядку, встановленому ч.1 ст. 32 Господарського процесуального кодексу України.

5.14.1. Питання щодо видачі стягувачу судового наказу, який набрав законної сили, у період відсутності судді (тимчасова непрацездатність, відпустка, відрядження тощо) вирішується суддею в його перший робочий день.

Питання щодо видачі стягувачу судового наказу, який набрав законної сили, у випадку відрахування судді зі штату Господарського суду Луганської області, закінчення повноважень судді, вирішується шляхом передачі для повторного автоматизованого розподілу.

5.15. У разі надходження на адресу суду заяв, клопотань та скарг, що підлягають розгляду у справі про банкрутство (неплатоспроможність) та заяв, справ, клопотань, скарг, що підлягають розгляду у справі у спорах в межах справи про банкрутство під час тимчасової неможливості виконання обов'язків судді, в провадженні якого перебуває справа про банкрутство такого боржника (тимчасова непрацездатність, відпустка, відрядження, навчання тощо), такі заяви не підлягають автоматизованому розподілу між суддями, а передаються судді, у провадженні якого знаходиться справа про банкрутство, в його перший робочий день.

6. Прикінцеві положення.

6.1. Ці Засади набирають чинності одночасно з набранням чинності Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженим рішенням Ради суддів України від 11.11.2024 №39.

6.2. 3 дня набрання чинності цими Засадами втрачають чинність Засади використання автоматизованої системи документообігу суду у Господарському суді Луганської області, затверджені Рішенням зборів суддів Господарського суду Луганської області від 10.02.2021 №1 з подальшими змінами та доповненнями.